Privacy verklaring.
1. Algemeen.
Vredeslicht VZW hecht veel waarde aan de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met data met betrekking tot elk individu. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vredeslicht Vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679). Indien u naar aanleiding van dit bericht of onze website wenken of suggesties heeft met betrekking tot het beschermen van uw integriteit, aarzel dan vooral niet om met ons contact op te nemen.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
*Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
*Het verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens dewelke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
*Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze gegevens nodig hebben voor de verwerking van jouw informatie.
*Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
*Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
*Op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren en beschermen.
Als Vredeslicht VZW nemen wij een engagement op teneinde de verwerking van je persoonsgegevens . Voor vragen kan men altijd terecht bij onze bestuursleden of bij het Indien je na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin met ons in gesprek wil gaan, willen uw hierbij graag te woord staan met een luisterend oor. U kan zich wenden tot de maatschappelijke zetel van
Vredeslicht VZW
Hulbeekstraat 11
9850 Deinze
0496 / 68 48 67
info@vredeslicht.be
2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring bestrijkt alle mensen die meehelpen en deelnemen aan het project van Vredeslicht VZW. Daarbij horend ook de mensen die belangstelling tonen voor onze activiteiten, diensten of producten, deelnemers en prospecten, leveranciers. Voor politieke en maatschappelijke prominenten, bekende Belgen die over een zekermaatschappelijk aanzien beschikken, hanteren we de privacyverklaring in een aparte rubriek.
3. Met welke reden verwerken wij personengegeven?
Je persoonsgegevens worden door Vredeslicht VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
*Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
*Het versturen van informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen m.b.t. onze evenementen en de Algemene Vergadering van de VZW Vredeslicht. (gerechtvaardig belang)
*Organiseren van sportgerelateerde en niet- sportgerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)
*Promotie, PR en communicatie waaronder
**Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
**Het beheren van de website Vredeslicht VZW (gerechtvaardigd belang)
*Het bijhouden van persoonsgegeven m.b.t. tot het uitgeleend materiaal die het Vredeslicht VZW ter beschikking stelt.
* Het ter beschikking stellen van persoonsgegevens aan de erkende Europese en Belgische autoriteiten wanneer het individu (hetzij kind, adolescent of volwassene) deelneemt aan een activiteit van het vredeslicht bij het overhandigen van het vredeslicht aan politieke en maatschappelijke prominenten. Dut alles met betrekking tot de veiligheidsvoorschriften die bepaald worden
4. Verstrekking van gegevens aan derden verwerkers.
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
*het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
*het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
*het verzorgen van de (financiële) administratie.
*het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
*het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
*het kenbaar maken van contactpersonen bij de officiële verdeelpunten.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.
Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
5. Verstrekking van gegevens aan derden ontvangers.
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
– Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van Vredeslicht.be. Dit impliceert de openbare omroep ORF, Friedenslicht Schweiz en alle andere aanverwante organisaties die als partner door Vredeslicht.be worden betrokken bet vredeslicht.
– Subsidiërende overheden
– Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
– De verdeelpunten waardoor mensen ten rade kunnen gaan bij wie, waar en wanneer ze het vredeslicht kunnen afhalen.
Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Wanneer een derde partij toch naar jouw gegevens vraagt, houdt Vredeslicht VZW er zich aan eerst de toelating aan de betrokken persoon hieromtrent te vragen, zodoende deze desiderata te mogen overdragen aan de betrokken persoon.
Tevens delen we enkel persoonsgegevens met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
6. Bescherming van minderjarigen, kinderen (m.b.t.) scholen.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).
Indien een school het voorwerp uitmaakt om het vredeslicht te overhandigen aan politieke en maatschappelijke prominenten, worden de identiteitsgegevens van alle aanwezigen nagetrokken door de erkende veiligheidsdiensten bij een bezoek aan een paleis, parlement, ministerie of militair domein.
Wat betreft het overhandigen van persoonlijke gegevens m.b.t. de leerlingen en betrokken leerkrachten, kan enkel de directie van de school of daartoe aangestelde mentor(en) door de directie, de gegevens aan de betrokken veiligheidsdiensten overhandigen. Onder veiligheidsdiensten begrijpen we de door de Belgische of Europese overheden erkende instanties die instaan voor het controleren en verifiëren van persoonlijke identiteitsgegevens. Ouders worden hiervan steeds per brief door de school op de hoogte gebracht. Vredeslicht VZW verbindt er zich toe deze gegevens van kinderen en jongeren op geen enkele wijze bij te houden.
Het verstrekken van persoonlijke gegevens van meerderjarige personen die de groep vergezellen als externe begeleider (fotografen, journalisten en/of begeleidende ouders) valt wel onder de bevoegdheid van Vredeslicht VZW
7. Bewaartermijn.
Vredeslicht VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van haar doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Vredeslicht VZW verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na een laatste deelname (of beëindiging van de samenwerking) /
8. Beveiliging van de gegevens.
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
*Alle personen die namens Vredeslicht VZW van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
* We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen betreffende mensen die het vredeslicht mee helpen organiseren. Deze gegevens worden enkel gedeeld met andere organisatoren waardoor medewerkers met elkaar kunnen communiceren.
*Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
*We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen deze bij indien nodig.
* Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
9. Jouw rechten omtrent je gegevens.
Je hebt het recht op inzage en kopie van jouw persoonlijke persoonsgegevens.
Je hebt het recht op verbetering en aanvulling wanneer deze gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op het verwijderen van jouw gegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht om te bepalen of dit verzoek gerechtvaardigd is.
Maak daarenboven gebruik van onze coördinaten alvorens ons te contacteren, vergezeld van een gemotiveerd schrijven.
Hierbij is een authentificatie van je identtiteit van belang.
10. Verwijderen van foto’s op onze websites of sociale media.
Tijdens evenementen van VZW Vredeslicht, worden vaak sfeerbeelden door fotografen of medewerkers gepost. Deze worden vaak gebruikt om een duiding te geven over onze activiteiten op onze website of sociale media. Daar het niet altijd mogelijk is om betrokken personen op te sporen, houdt Vredeslicht VZW zich het recht toe om deze foto’s te mogen publiceren. Wanneer we deze foto’s voorzien van persoonsgegevens, met uitzondering van de naam van de fotograaf, zal eerst aan de betrokkene de toestemming worden gevraagd.
Indien u zichzelf herkent op een foto en u heeft bezwaar bij het publiceren van dit beeldmateriaal, kan u altijd een klacht ons overmaken. Vredeslicht VZW zal dan op uw vraag deze foto asap verwijderen.
11. Klachten, wenken en suggesties.
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Commission@privacycommission.be
12. Wijziging aan onze privacyverklaring.
Vredeslicht VZW kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 28 juli 2021
